Jobba framgångsrikt med valberedning i brf

Enkelt uttryckt kan man säga att valberedningen är föreningens rekryteringskonsulter som ansvarar för att ta fram och föreslå lämpliga styrelsekandidater – ett uppdrag som kan avgöra hur väl styrelsen arbetar ihop men också hur brf:en förvaltas och utvecklas i stort.

Valberedningen har en nyckelfunktion, enligt Sofia Blomquist.

– På HSB vill vi lyfta hur betydelsefullt uppdraget är. Det gör vi exempelvis genom att i stadgarna benämna valberedningens ordförande som just ordförande, och inte som sammankallande.

Det är medlemmarna i bostadsrättsföreningen som utser vilka som ska ingå i valberedningen, som ska bestå av minst två personer enligt HSBs normalstadgar. Detta görs på föreningsstämman. Ofta väljs personer som suttit i styrelsen eller som har kunskap om vad ett styrelseuppdrag innebär.

Om stämman inte lyckas utse en valberedning finns ingen garanti att valet av styrelse går rätt till – eller att styrelsen har rätt kompetens att driva arbetet framåt.

– Utan valberedning kan det bli så att styrelsen föreslår sig själv. Då finns risk att samma personer sitter kvar år efter år, och man kan gå miste om kompetenser, tankar och idéer som nya styrelseledamöter kan bidra med.

– I HSBs kod för bostadsrättsföreningar finns checklistor och mallar för hur man kan och bör jobba som valberedning, tipsar Sofia Blomquist.

Tre framgångsfaktorer för valberedare:

1. Planera och var aktiv

För att lyckas i arbetet som valberedare krävs planering och ett långsiktigt arbete. Man får sällan fram den bästa styrelsen om man börjar leta kandidater ett par veckor före föreningsstämman, utan se det som ett kontinuerligt uppdrag.

Sofia Blomquist rekommenderar att valberedningens ordförande kallar valberedarna till ett första möte så snart som möjligt efter stämman. I det mötet sätter man upp en grov årsplan för när man ska göra vad, till exempel hur man sonderar nya kandidater och vilka aktiviteter man kan arrangera för att väcka medlemmarnas intresse för styrelseuppdrag.

– Var aktiv! Hälsa nyinflyttade välkomna, var med på medlemsträffar, ordna egna sammankomster eller haka på styrelsens arrangemang. Visa upp er och berätta om styrelsearbetet och vad som gäller när man bor i en förening, säger Sofia Blomquist och tillägger att föreningsstämman också är ett ypperligt tillfälle för valberedarna att marknadsföra sig själva – och sitt arbete.

– Ta tillfället i akt att berätta vad ni gör, vad ni planerade under det gångna året och hur det gick. Ge valberedningen ett ansikte.

2. Samarbeta med styrelsen

I valberedningens arbete ingår att följa upp den sittande styrelsens arbete samt att se över vilka önskemål och behov som finns framåt. Genom att tala med varje styrelseledamot kan valberedningen skapa sig en tydlig bild över hur arbetet fungerar samt vilka funktioner och kompetenser som eventuellt saknas.

Kanske behövs tillskott i form av yngre boende eller mer erfarna personer för att hela föreningen ska vara representerad? Finns det renoveringsplaner kommande år som kräver en ny typ av kompetens?

– En bra kommunikation och ett nära samarbete med styrelsen är viktigt. Diskutera inte bara det som händer nu och vilka ledamöter som behöver ersättas i år, utan försök ha ett längre perspektiv och våga prata framtid, säger Sofia Blomquist.

Som styrelse kan man underlätta valberedningens arbete genom att till exempel berätta när nya medlemmar flyttar in, och låta valberedningen delta i gemensamma aktiviteter för att träffa så många boende som möjligt. Styrelsen kan ge valberedningen förslag på kandidater, men det är valberedningen som beslutar vilka kandidater som ska föreslås vid föreningsstämman.

3. Hitta rätt kandidater

Att hitta rätt personer till styrelsen är ett arbete som bör pågå under hela året. Genom att lära känna befintliga och nya medlemmar får man som valberedning en god insyn i vilka kompetenser och erfarenheter som finns i föreningen, vilket underlättar om man vill bygga upp en bank av framtida möjliga kandidater.

Sofia Blomquist rekommenderar valberedningen att träffa alla tilltänkta styrelsekandidater och lyssna in varför de vill engagera sig och vilka kunskaper de kan bidra med, men också för att kunna förklara vad som förväntas.

– Gör gärna intervjun tillsammans som valberedning. Då kan alla skapa sig en egen bild av kandidaterna och inte färgas av vad andra tycker, säger Sofia.

Att det är en utmaning att få medlemmar att engagera sig i förtroendeuppdrag är tyvärr vanligt, menar Sofia Blomquist, men chanserna ökar genom en öppen dialog och ett aktivt arbete från både valberedning och styrelse.

– Då kanske fler medlemmar inser att det inte är så svårt. Genom HSBs kurser kan man också bygga upp kunskap man eventuellt saknar så man blir stärkt i sitt uppdrag, avslutar Sofia.

Så kan styrelsen underlätta

Utvärdera styrelsearbetet regelbundet för att se om behoven har förändrats. Kanske behövs tillskott av ny eller annan kompetens.

Definiera vilka förväntningar och krav ni har på de olika rollerna i styrelsen och mixen av ledamöter.

För dialog med valberedningen om föreningens långsiktiga planer och hur ni som ledamöter ser på era uppdrag framöver.

Uppmuntra de boende att engagera sig i valberedning och/eller styrelse genom föreningens olika kanaler.

Planera gemensamma medlemsträffar. Låt gärna valberedningen presentera sig och sitt arbete på aktiviteter som ni som styrelsen anordnar.

Lyft på stämman hur viktig valberedningen är för föreningen.

Värna ett gott samarbete med valberedningen.